TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

Laatimispäivä 22.5.2018 R

REKISTERIN PITÄJÄ

Meka Pro Oy Konetie 25, 90620 Oulu marketing@meka.eu

YHTEYSHENKILÖ

Rekisteriä koskevissa asioissa Antti Vuola,  Konetie 25, 90620 Oulu marketing@meka.eu

REKISTERIN NIMI

Meka Pro Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Meka Pro Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteriin talletetaan tietoja asiakkaiden, yritysten ja organisaatioiden, sekä yhteystyökumppaneiden yhteyshenkilöistä sekä potentiaalisten asiakkaiden ja yhteystyökumppaneiden yhteyshenkilöistä. Henkilötietoja käytetään asiakas- ja yhteistyökumppanisuhteiden hoitamiseksi. Tiedoilla hallitaan myös yhteydenottoja tai vastaavia tietoja, jotka koskevat Meka Pro Oy:n verkkosivuja ja niihin liittyviä palveluja.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteri sisältää yritysten tietojen lisäksi seuraavia tietoja yritysten yhteyshenkilöistä:

1. Yhteyshenkilön perustiedot:

  • nimi, tervehdys 
  • osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite ja muut yhteystiedot 
  • titteli, asema ja tehtävä yrityksessä.

2. Asiakasviestintää, markkinointia ja muut yhteydenpitoa koskevat tiedot kuten

  • postituslistat (esimerkiksi asiakaslehti ja uutiskirje) 
  • suoramarkkinointi- ja muut kiellot ja suostumukset 
  • tiedot lähetetyistä tarjouksista, kampanjoista, tapaamisista ja muusta yhteydenpidosta ja niiden tuloksista.

3. Asiakkuutta, sopimuksia, tilauksia ja toimituksia koskevat tiedot, kuten

  • hankitut tuotteet ja palvelut 
  • ostajan tiedot 
  • tarjoukset, tilaukset, sopimukset, laskutus, reklamaatiot, palautteet ja muu asiakaskontaktihistoria. 

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on se tarpeen tässä tietosuojapolitiikassa määriteltyjen tavoitteiden täyttämiseksi. Kun laki, meidän oikeutemme tai velvollisuutemme tai henkilön oikeudet tai velvollisuudet eivät enää edellytä henkilön tietojen säilyttämistä, tuhoamme kyseiset henkilötiedot. Kun henkilö esimerkiksi pyytää poistamaan tietonsa asiakas- ja markkinointirekisteristä, henkilötiedot tuhotaan viipymättä. Teknisten syiden vuoksi tällaisissa tilanteissa henkilötietoja säilytetään varmuuskopioissamme enintään vuoden ennen kuin ne tuhotaan. Pyrimme pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Meka Pro Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteriin tunniste- ja perustiedot saadaan Meka Pro Oy:n omasta toiminnasta sekä asiakkaalta ja yhteistyökumppanilta.

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Meka Pro Oy:n asiakas- ja markkinointirekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Henkilö- tietoja voidaan luovuttaa valikoidusti Meka Pro Oy:n yhteistyökumppanille, jos Meka Pro Oy esimerkiksi ulkoistaa asiakaslehden tai muun markkinointimateriaalin käsittelyn.

TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Meka Pro Oy:n asiakas- ja markkinointirekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A Manuaalinen aineisto

Tietoja säilytetään lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

IT-järjestelmämme on suojattu teknisin ja organisatorisin toimenpitein asiattomien henkilöiden toimesta tapahtuvan henkilötietojen luvattoman ja laittoman käsittelyn sekä henkilötietojen vahingossa tapahtuvan hävittämisen, tuhoamisen tai vahingoittamisen varalta.

TARKASTUSOIKEUS

Asiakkaalla ja yhteistyökumppanilla on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, sekä muutoinkin turvautua EU-tietosuoja-asetuksessa (GDPR) turvattuihin oikeuksiinsa. Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle sähköpostilla marketing@meka. eu. Tarkastuspyyntö lähetetään allekirjoitetulla sähköpostilla. Tiedot voi tarkistaa myös käymällä Meka Pro Oy:n pääkonttorissa, jolloin kävijän on todistettava henkilöllisyytensä.

OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Asiakkaalla ja yhteistyökumppanilla on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, sekä muutoinkin turvautua EU-tietosuoja-asetuksessa (GDPR) turvattuihin oikeuksiinsa. Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle sähköpostilla marketing@ meka.eu. Pyyntö lähetetään allekirjoitetulla sähköpostilla. Tiedot voi tarkistaa myös käymällä Meka Pro Oy:n pääkonttorissa, jolloin kävijän on todistettava henkilöllisyytensä. Tätä tietosuojaselostetta on aika ajoin mukautettava käytännön tarpeita ja oikeustilan muutoksia vastaavaksi. Ole hyvä ja tutustu tähän tietosuojaselosteeseen aina kun ostat tuotteitamme tai käytät palveluitamme, jotta voit varmistua siitä, että tietosi tämän tietosuojaselosteen sisällöstä ovat ajantasaisia. 

MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Asiakkaalla ja yhteistyökumppanilla on oikeus kieltää antamiensa tietojen käyttö suoramarkkinointi tai muuhun sellaiseen käyttöön, sekä muutoinkin turvautua EU-tietosuoja-asetuksessa (GDPR) turvattuihin oikeuksiinsa. Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle sähköpostilla marketing@meka.eu.

Pyyntö lähetetään allekirjoitetulla sähköpostilla. Tiedot voi tarkistaa myös käymällä Meka Pro Oy:n pääkonttorissa, jolloin kävijän on todistettava henkilöllisyytensä.